Nadchodzi KSeF! Co Krajowy System e-Faktur oznacza dla kominiarza i jego klientów?

W świecie biznesu szykuje się rewolucja na miarę cyfrowych czasów, która dotknie każdego przedsiębiorcę – od wielkich korporacji po lokalnego mistrza kominiarskiego. Mowa o Krajowym Systemie e-Faktur, w skrócie KSeF. Choć nazwa brzmi skomplikowanie, warto wiedzieć, o co w tym chodzi, ponieważ już wkrótce stanie się on naszą codziennością.

Jako firma kominiarska, która dba o transparentność i nowoczesne rozwiązania, chcemy przybliżyć Państwu ten temat. Niezależnie od tego, czy jesteście naszymi klientami biznesowymi (spółdzielniami, zarządcami nieruchomości), czy po prostu innymi przedsiębiorcami, ta zmiana dotyczy nas wszystkich.

Czym właściwie jest KSeF?

W najprostszych słowach, KSeF to centralna, państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur. Zamiast wysyłać fakturę e-mailem w PDF-ie lub przekazywać ją w formie papierowej, przedsiębiorca będzie „wystawiał” ją bezpośrednio w systemie rządowym. Faktura otrzyma tam unikalny numer identyfikacyjny i dopiero z tego systemu odbiorca będzie mógł ją pobrać.

To trochę tak, jakby istniała jedna, oficjalna „poczta” dla wszystkich faktur w Polsce.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Pierwotnie system miał wejść w życie w 2024 roku, jednak termin został przesunięty. Zgodnie z najnowszymi informacjami, obowiązkowe fakturowanie w KSeF dla większości przedsiębiorców rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. Mamy więc jeszcze trochę czasu na przygotowanie, ale zdecydowanie nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Jak to wpłynie na współpracę z firmą kominiarską?

1. Dla naszych klientów biznesowych (B2B): Jeśli jesteś spółdzielnią mieszkaniową, zarządcą nieruchomości, deweloperem czy inną firmą, faktury za nasze usługi (przeglądy kominiarskie, odbiory, ekspertyzy) będziesz otrzymywać właśnie przez platformę KSeF. Nie wyślemy Ci już tradycyjnego PDF-a. Faktura będzie oficjalnie uznana za dostarczoną w momencie pojawienia się w systemie.
2. Dla naszych dostawców: My również będziemy odbierać faktury za narzędzia, materiały czy paliwo wyłącznie przez KSeF.
3. Dla klientów indywidualnych (B2C): Na ten moment KSeF dotyczy wyłącznie transakcji między firmami. Jeśli jesteś klientem indywidualnym, nic się dla Ciebie nie zmienia – nadal będziesz otrzymywać od nas fakturę lub paragon w dotychczasowej formie.

Jakie są plusy i minusy tej zmiany?

Zalety:

• Standaryzacja: Wszystkie faktury będą miały ten sam, ustrukturyzowany format.
• Bezpieczeństwo: Faktura w systemie nie zginie, nie zostanie zniszczona i zawsze będzie dostępna w centralnej bazie.
• Szybszy obieg dokumentów: Koniec z czekaniem na e-mail czy list. Faktura będzie dostępna dla odbiorcy natychmiast po wystawieniu.
• Ekologia: Mniej zużytego papieru i tonerów do drukarek.

Wyzwania:

• Konieczność adaptacji: Potrzebne będzie oprogramowanie zintegrowane z KSeF.
• Nowe procedury: Zmieni się sposób księgowania i zarządzania dokumentami.
• Dostęp do internetu: Wystawienie faktury będzie wymagało połączenia z siecią (choć przewidziano tryb awaryjny).

Jak się przygotować? My już to robimy!

W naszych zakładach kominiarskich już teraz analizujemy dostępne rozwiązania i dostosowujemy nasze systemy, aby przejście na KSeF było dla nas i dla naszych kontrahentów jak najpłynniejsze.

Co radzimy innym przedsiębiorcom?

• Porozmawiaj ze swoim księgowym: Upewnij się, że Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF.
• Sprawdź swoje oprogramowanie: Skontaktuj się z dostawcą programu do fakturowania i zapytaj o integrację z KSeF.
• Nie czekaj: Zacznij interesować się tematem już dziś, aby uniknąć nerwowej końcówki roku 2025.

Rewolucja w fakturowaniu nadchodzi wielkimi krokami. To zmiana, której nie da się uniknąć, ale dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możemy sprawić, że będzie to krok w stronę nowocześniejszego i bardziej uporządkowanego biznesu.

A póki co, pamiętajcie o regularnych przeglądach i czyszczeniu przewodów kominowych – bo bezpieczeństwo to podstawa, niezależnie od cyfrowych rewolucji!

 

Chcesz wiedzieć więcej?

Polecamy:

https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/